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Code de protection des renseignements personnels du groupe de sociétés MCAP

Philosophie de MCAP concernant la protection des renseignements personnels

Le groupe de sociétés MCAP s’engage à recueillir et à mettre à jour de façon honnête et licite des renseignements personnels exacts et à protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’il recueille, conserve, utilise ou communique à d’autres parties dans le cadre de ses activités commerciales.

Notre engagement continu envers vous

La protection du caractère privé et confidentiel de vos renseignements personnels a toujours été fondamentale dans notre façon de faire des affaires. Dans les transactions avec des clients antérieurs, actuels et éventuels, nous nous efforçons de respecter ou de surpasser toutes les normes de protection des renseignements établies par les autorités fédérales, provinciales et de l’industrie.

Nous respectons notre engagement – chaque jour

Comme condition au maintien de son emploi, chaque employé de MCAP doit signer annuellement une déclaration selon laquelle il reconnaît et consent à être lié par le code de conduite professionnelle de MCAP qui comprend des mentions sur les politiques de MCAP, telles que le présent code de protection des renseignements personnels (le « code »), et une entente de non-divulgation obligeant l’employé à préserver la confidentialité des renseignements pendant et après son emploi au sein de MCAP.

MCAP a nommé un agent de protection des renseignements personnels et a établi une procédure relative aux plaintes pour veiller au respect de ce code.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont les renseignements qui identifient une personne. Ils comprennent le nom, l’adresse, l’âge et le sexe, de même que des dossiers financiers personnels, des numéros d’identification, y compris le numéro d’assurance sociale, des renseignements médicaux personnels, des références personnelles et des antécédents professionnels.

Que contient ce code?

Ce code a été élaboré pour respecter les normes prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada ainsi que dans les lois provinciales semblables. Le code décrit les principes que MCAP doit appliquer pour protéger les renseignements personnels de ses clients, y compris les propriétaires uniques et les personnes qui exploitent une entreprise en partenariat. Il établit également un code de déontologie ainsi que des pratiques équitables de traitement de l’information personnelle recueillie, utilisée ou communiquée par le groupe de sociétés MCAP. Le code informe les clients, que ceux-ci soient emprunteurs, déposants ou investisseurs, et les associés de MCAP sur la façon dont les renseignements personnels sont traités au sein du groupe de sociétés MCAP.

Application du code

Le présent code s’applique à tous les administrateurs, directeurs et employés de MCAP en ce qui concerne tout renseignement personnel que peut avoir en sa possession ou sous son contrôle l’une des sociétés du groupe MCAP, y compris MCAP Commercial LP, son commandité, 4223667 Canada Inc., MCAP Financial Limited Partnership, son commandité, Société Financière MCAP, Société de Services MCAP, MCAP Leasing Limited Partnership, son commandité, MCAP Leasing Inc., et MCAP Corporation. Dans le présent code, les mentions « MCAP », « le groupe », « nous », « notre » et « nos » désignent toutes les entités ci-dessus.

Ce code ne s’applique pas à des renseignements concernant des clients commerciaux qui exploitent une entreprise sous forme de corporation, de partenariat ou d’autres formes d’association. Pour ce qui est de ces entités, MCAP voit à la protection de la confidentialité des renseignements en veillant à ce que les lois applicables, les contrats avec ses clients commerciaux, son code de conduite professionnelle et d’autres politiques internes soient respectés. Toutefois, le présent code s’applique aux renseignements relatifs aux directeurs, aux employés ou aux mandants d’entreprises clientes, telles que celles qui offrent des garanties personnelles relatives à des prêts de société.

Relations avec d’autres investisseurs et prêteurs

Les activités de MCAP consistent à offrir divers services financiers à ses clients. Cela englobe le consentement, la souscription et le décaissement de prêts hypothécaires ou de crédit-bail à des emprunteurs, principalement avec des sommes qui lui sont fournies par des institutions de prêt / investisseurs, qui demandent à MCAP d’offrir ces services ainsi que d’administrer, de gérer et de recouvrer ces prêts ou ces baux en leur nom et de leur faire rapport de la situation de ces actifs financiers.

La majeure partie du financement disponible par l’entremise de MCAP provient en fait de ces autres investisseurs / prêteurs. Puisqu’elle doit faire rapport des prêts à ces véritables propriétaires, MCAP doit pouvoir leur communiquer divers renseignements personnels concernant les prêts. C’est la raison pour laquelle nos documents, tels que les demandes et les lettres d’engagement, demandent votre acte de reconnaissance et votre consentement pour communiquer ce genre de renseignements. Nous procédons selon ce consentement et conformément au présent code.

Critère de la personne raisonnable

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques porte en fait sur des pratiques saines en matière de gestion de l’information. Elle sous-tend des principes d’éthique, le bon sens et une approche de « personne raisonnable » pour demander, valider et mettre à jour des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales. La confidentialité est un sujet délicat. Bon nombre de Canadiens ont soulevé des inquiétudes au sujet du caractère privé de leurs renseignements personnels. Chez MCAP, nous nous efforçons de comprendre ce que les clients et les investisseurs jugent raisonnable et nous appliquons ensuite les principes dans le présent code.

Nos principes concernant la protection des renseignements personnels

MCAP appuie et a adopté les dix principes énoncés intégralement dans l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui se trouve ici : (LIEN). Ces principes sur la protection des renseignements personnels expriment des pratiques saines et prudentes en matière de gestion de l’information. Ces pratiques fourniront l’assurance nécessaire que les renseignements personnels obtenus et utilisés par le groupe MCAP dans le cadre de ses activités commerciales seront exacts, tenus confidentiels et conservés dans un endroit sûr.

Voici un résumé des façons dont MCAP adhérera aux principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Premier principe - Responsabilité‌

MCAP assume la responsabilité de protéger et de garder les renseignements personnels sous son contrôle. Pour ce faire, elle a nommé un agent de protection des renseignements personnels pour veiller au respect de ces principes et de la Loi.

Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements

Avant la collecte de renseignements personnels ou au moment de celle-ci, MCAP doit déterminer et communiquer les raisons pour lesquelles elle les recueille et les utilise.

Troisième principe - Consentement

MCAP doit informer une personne de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et obtenir son consentement, à moins que la loi ne l’exige ou l’autorise.

Quatrième principe - Limitation de la collecte de renseignements personnels

MCAP ne doit recueillir que la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées, et elle doit procéder de façon honnête et licite.

Cinquième principe - Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

MCAP ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne doivent être conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Sixième principe - Exactitude

Afin de minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient pris en considération dans ses prises de décision, MCAP doit veiller à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Septième principe - Mesures de sécurité

MCAP doit maintenir des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Huitième principe - Transparence

MCAP doit informer ses clients et ses employés sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. MCAP doit faire en sorte que ces politiques et ces pratiques soient facilement compréhensibles et accessibles.

Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels

MCAP doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter pour en vérifier l’exactitude et l’intégralité.

Dixième principe - Traitement des demandes de renseignements

Toute personne doit être en mesure d’adresser une question ou une préoccupation concernant le respect des principes énoncés ci-dessus ou les pratiques de MCAP à l’agent de protection des renseignements personnels de MCAP ou à tout autre employé responsable.

Quels sont les renseignements que recueille MCAP?

MCAP ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins commerciales désignées ou pour le produit demandé.

Les renseignements personnels qu’obtient MCAP à votre sujet proviennent principalement de vous. Avec votre consentement, MCAP peut également faire appel à d’autres sources pour les obtenir. Par exemple, lorsque vous présentez une demande hypothécaire, MCAP vous demande de l’autoriser à obtenir un rapport d’une agence d’évaluation du crédit à votre sujet (si vous n’avez pas déjà donné cette autorisation à votre courtier hypothécaire) ainsi qu’à recueillir et à vérifier vos renseignements personnels auprès de l’agence d’évaluation du crédit, de tout assureur-crédit, de votre employeur, de références personnelles et d’autres prêteurs. Si vous n’autorisez pas MCAP à obtenir le rapport vous concernant auprès d’une agence d’évaluation du crédit et à vérifier vos renseignements personnels, ses normes de pratique de prêts pourraient l’empêcher d’accepter votre demande hypothécaire. Lorsque vous présentez une demande pour obtenir d’autres produits ou services, tels qu’une débenture, MCAP vous demandera aussi votre numéro d’assurance sociale afin de pouvoir déclarer les intérêts gagnés aux fins d’établissement de l’impôt.

Quels sont les types de renseignements recueillis et pourquoi les recueille-t-on?

MCAP tient à travailler avec vous pour vous aider à atteindre vos objectifs, à vous offrir un service à valeur ajoutée de façon continue et à établir une relation durable avec vous, au fur et à mesure que vos besoins changent. Mieux MCAP vous connaîtra, mieux elle sera en mesure de vous servir. Par conséquent, MCAP demande vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :

  • pour vous identifier et ainsi prévenir toute possibilité d’erreur ou de fraude;‌
  • pour comprendre vos besoins;‌
  • pour déterminer la pertinence des produits et des services qui vous sont offerts;‌‌‌
  • pour déterminer votre admissibilité aux produits et aux services offerts;‌
  • pour vous offrir des renseignements et des offres sur les produits et services de MCAP ou ceux de ses associés qui pourraient vous intéresser, et‌
  • pour se conformer aux lois applicables.

Certaines raisons pour lesquelles MCAP recueille ces renseignements vont de soi. Par exemple, si vous demandez un prêt hypothécaire, MCAP doit vous demander des renseignements concernant vos antécédents en matière de crédit et des références personnelles qu’elle pourrait utiliser pour vérifier les renseignements fournis et pour appuyer votre demande de prêt. MCAP peut également avoir à se procurer des renseignements à votre sujet auprès d’autres sources afin de mieux répondre à vos besoins et de vous permettre d’atteindre vos buts.

En général, vous pouvez choisir de ne pas fournir certains voire tous vos renseignements à MCAP. Toutefois, vous devez comprendre que si tel est votre choix, MCAP pourrait ne pas pouvoir vous offrir le produit, le service ou les renseignements que vous demandez ou encore ceux qui vous étaient offerts ou qui pourraient l’être.

Lorsque vous présenterez une demande pour l’un de ses produits ou services, MCAP s’assurera que vous connaissez les fins auxquelles les renseignements sont recueillis. Ces raisons devraient être claires et évidentes, mais si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser. Si MCAP a une nouvelle raison pour laquelle elle doit utiliser les renseignements personnels, elle demandera de nouveau votre consentement.

Communication des renseignements personnels à l’extérieur de MCAP

MCAP applique une politique rigoureuse de ne communiquer aucun renseignement personnel au sujet de ses clients, sous réserve des exceptions suivantes.

La raison la plus courante pour communiquer vos renseignements personnels est que vous avez donné votre consentement. Par exemple, lorsque vous présentez une demande hypothécaire et que vous acceptez la lettre d’engagement de MCAP, vous consentez à ce que vos renseignements soient échangés avec des agences d’évaluation du crédit, d’autres distributeurs de crédit, sociétés spécialisées en assurance-crédit, y compris l’assurance hypothécaire et l’assurance de portefeuille, et d’autres prêteurs qui investissent ou financent les produits de financement par crédit-bail et de crédits hypothécaires de MCAP.

Il peut également arriver que MCAP ait une obligation légale de communiquer vos renseignements, comme une ordonnance d’un tribunal, ou que MCAP doive protéger un actif (c.-à-d. le recouvrement de comptes en souffrance) ou l’intérêt du public. Par exemple, MCAP pourrait communiquer des renseignements personnels sur un client aux autorités judiciaires dans des cas d’activité criminelle ou de détection et de prévention d’actes frauduleux. Si, pour l’une de ces raisons, MCAP doit communiquer des renseignements, elle doit consigner quels sont ces renseignements, à quel moment elle les a communiqués, pourquoi et à qui.

MCAP ne consigne pas les raisons pour lesquelles elle a communiqué vos renseignements personnels à des tiers dans les cas de routine, tels qu’une déclaration à l’Agence des douanes et du revenu du Canada (T5 et autres rapports), des rapports de mise à jour réguliers à des agences d’évaluation du crédit, à des sociétés spécialisées en assurance-crédit et à des investisseurs / prêteurs, et une déclaration à des tiers lorsque des chèques sont retournés sans provision (c.-à-d. provision insuffisante).

Tout renseignement médical que vous pourriez fournir à des fins d’assurance crédit (c.-à-d. assurance-vie hypothécaire) n’est communiqué qu’à l’assureur en question et n’est aucunement utilisé par MCAP pour quelque autre raison que ce soit.

MCAP ne vend aucune liste de clients à des tiers pour leur usage, bien que les investisseurs institutionnels qui financent votre prêt et à qui MCAP offre des services de gestion de créances hypothécaires aient droit de recevoir vos renseignements personnels, conformément à votre consentement indiqué dans la lettre d’engagement de MCAP.

Partage de renseignements personnels

Dans le but de vous offrir les meilleurs services possible en matière de prêt hypothécaire, de débentures, d’assurances et autres, MCAP partage vos renseignements personnels, dans la mesure permise par la loi, avec le groupe de sociétés MCAP et ses affiliés institutionnels. Ce partage n’a lieu qu’en cas de nécessité absolue. Ainsi, lorsque les différents services de MCAP comprennent mieux vos besoins, ils sont en mesure de mieux y répondre, au fur et à mesure que vos besoins évoluent.

MCAP recueille couramment des renseignements anonymes et de nature non personnelle qui ne remontent à aucune personne ni à aucun client commercial en particulier, notamment des registres de transactions et de règlements individuels et cumulatifs avec nos divers investisseurs. Ces renseignements sont considérés comme nécessaires et conformes aux activités commerciales de MCAP.

Exceptions aux règlements concernant l’obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels

Les exceptions suivantes s’appliquent à MCAP en ce qui concerne l’obtention d’un consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels :

Collecte

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques autorise MCAP à recueillir des renseignements personnels à l’insu de l’intéressé et sans son consentement dans les cas suivants :

  • la collecte du renseignement est manifestement dans l’intérêt de l’intéressé et le consentement ne peut être obtenu auprès de celui-ci en temps opportun;‌‌‌
  • il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé puisse compromettre l’exactitude du renseignement ou l’accès à celui-ci, et la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial;‌
  • il s’agit d’un renseignement réglementaire auquel le public a accès et qui est visé par la législation fédérale.

Utilisation

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques autorise MCAP à utiliser un renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement dans les cas suivants :
  • la collecte a été effectuée à l’origine sans le consentement exprès ou tacite, elle était manifestement dans l’intérêt de l’intéressé et le consentement ne pouvait être obtenu auprès de celui-ci en temps opportun;‌‌‌
  • la collecte a été effectuée à l’origine sans le consentement exprès ou tacite, dans des circonstances où la collecte au su ou avec le consentement de l’intéressé pouvait compromettre l’exactitude du renseignement ou l’accès à celui-ci, et la collecte était raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial;‌
  • MCAP découvre l’existence d’un renseignement dont elle a des motifs raisonnables de croire qu’il pourrait être utile à une enquête sur une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger qui a été commise ou est en train ou sur le point de l’être, et l’utilisation est faite aux fins de l’enquête;‌
  • l’utilisation est faite pour répondre à une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de tout individu;‌
  • l’utilisation est faite à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudites, sous des conditions limitées approuvées par le Commissaire à la protection de la vie privée;‌
  • il s’agit d’un renseignement réglementaire prévu par la loi auquel le public a accès.

Communication

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques autorise MCAP à communiquer un renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement dans les cas suivants :

  1. la communication est faite à un avocat — dans la province de Québec, à un avocat ou à un notaire — qui représente MCAP;‌‌‌
  2. elle est faite en vue du recouvrement d’une créance que MCAP a contre l’intéressé;‌
  3. elle est exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents;
  4. elle est faite à une institution gouvernementale qui a demandé à obtenir le renseignement en mentionnant la source de l’autorité légitime étayant son droit de l’obtenir et le fait, selon le cas
    1. qu’elle soupçonne que le renseignement est afférent à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales,
    2. que la communication est demandée aux fins du contrôle d’application du droit canadien, provincial ou étranger, de la tenue d’enquêtes liées à ce contrôle d’application ou de la collecte de renseignements en matière de sécurité en vue de ce contrôle d’application,
    3. qu’elle est demandée pour l’application du droit canadien ou provincial;‌‌‌
  5. elle est faite, à l’initiative de MCAP, à un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale, et le renseignement est afférent à la violation d’un accord ou à une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger; ou MCAP soupçonne que le renseignement est afférent à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales;‌
  6. elle est faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne et MCAP en informe sans délai cette dernière;‌
  7. elle est faite à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudites, sous des conditions limitées approuvées par le Commissaire à la protection de la vie privée.

Protection des renseignements personnels

MCAP voit à la protection de vos renseignements personnels. Elle dispose de contrôles de sécurité complets pour les protéger contre l’utilisation non autorisée, l’altération, la duplication, la destruction, la communication, la perte, le vol ou l’accès non autorisé.

MCAP peut faire appel à d’autres entreprises pour vous fournir des services en son nom, par exemple pour l’impression de la correspondance, l’entreposage de vos dossiers dans un endroit sûr ou pour mener des sondages sur la satisfaction des clients. Dans de tels cas, des contrats sont prévus pour obliger ces entreprises aux mêmes normes rigoureuses de confidentialité auxquelles MCAP doit se conformer, et MCAP exige que tout renseignement fourni soit gardé à titre strictement confidentiel et utilisé uniquement aux fins du contrat.

MCAP a également des ententes avec des sociétés spécialisées en assurance-crédit et d’autres prêteurs / investisseurs institutionnels qui exigent que tout renseignement fourni par MCAP soit gardé à titre strictement confidentiel.

Pour assurer la sécurité physique, organisationnelle et électronique de vos renseignements personnels, MCAP utilise des dispositifs de verrouillage sécuritaires sur les classeurs et les portes, et elle restreint l’accès à ses aires de traitement et d’entreposage de l’information. De plus, chez MCAP, seuls des employés autorisés ont accès aux renseignements pertinents. Pour ce faire, ces employés doivent utiliser des clés et des mots de passe informatiques et, au besoin, le cryptage de données transmises par voie électronique.

MCAP a mis des procédures en place pour détruire, supprimer ou éliminer des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires aux fins établies dans le présent code ou, selon la loi, pour prévenir l’accès non autorisé à de tels renseignements.

Conservation des renseignements personnels

MCAP ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire en fonction des buts établis dans le présent code. La période de conservation de vos renseignements dépend également : 1) du type de produit ou de service offert et 2) de toute exigence juridique que MCAP doit respecter telle que des périodes de conservation de dossiers réglementaires ou pour pouvoir répondre à toute préoccupation que vous pourriez avoir même si vous ne faites plus partie de la clientèle de MCAP.

Politique concernant l’option de refus

Vous pouvez choisir de ne pas fournir à MCAP une partie ou l’ensemble de vos renseignements personnels. Toutefois, cette décision pourrait alors grandement restreindre les produits et les services offerts par MCAP. Vous pouvez également retirer votre consentement selon lequel vous autorisez MCAP à utiliser vos renseignements personnels, pourvu que vous en avisiez MCAP par écrit, à :

Agent de protection des renseignements personnels de MCAP
400-200 King Street West
Toronto, ON M5H 3T4

  • le retrait de votre consentement n’empêche pas MCAP d’exécuter le contrat financier (prêt hypothécaire / débenture / crédit-bail) que vous avez déjà conclu avec elle; et
    votre consentement ne concerne pas un produit de crédit que MCAP vous a consenti, qui exige la collecte ou l’échange d’une partie ou de l’ensemble de vos renseignements personnels sur une base continue avec des sociétés spécialisées en assurance-crédit, des investisseurs / prêteurs ou des agences d’évaluation du crédit, ou le maintien de l’intégrité du système de concession de crédit et de l’intégralité des renseignements dont disposent les agences d’évaluation du crédit.

Comment vous pouvez aider MCAP à protéger vos renseignements personnels

Si vous voulez examiner ou vérifier vos renseignements personnels, ou encore savoir à qui MCAP les a communiqués dans la mesure permise par le présent code, vous pouvez communiquer avec l’un de nos représentants de service. Si cette personne ne peut pas vous aider par téléphone, vous recevrez un formulaire à signer et MCAP vous aidera à répondre aux questions précises qui lui sont nécessaires pour chercher les renseignements demandés. Ce service pourrait entraîner des frais, mais MCAP vous en avisera à l’avance.

Si cette personne ne peut pas vous aider par téléphone, vous recevrez un formulaire à signer et MCAP vous aidera à répondre aux questions précises qui lui sont nécessaires pour chercher les renseignements demandés. Ce service pourrait entraîner des frais, mais MCAP vous en avisera à l’avance.

Il existe certains cas où MCAP ne peut vous remettre les renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet. En voici quelques-uns :

  • les renseignements font mention d’autres personnes;‌‌‌
  • les renseignements sont assujettis au secret professionnel ou au privilège d’un litige;‌
  • les renseignements renferment des renseignements exclusifs à MCAP qui sont confidentiels;
  • les renseignements ont déjà été détruits en raison d’exigences juridiques ou parce qu’ils n’étaient plus nécessaires aux fins établies dans le présent code;‌‌‌
  • la recherche des renseignements est, de l’avis de MCAP, trop coûteuse;
  • la loi empêche MCAP de vous communiquer les renseignements demandés.‌

Si MCAP ne peut pas vous permettre de consulter vos renseignements personnels, les raisons vous seront expliquées.

Il est à noter que, dans la plupart des provinces, vous avez le droit de consulter et de vérifier les renseignements personnels qu’une agence d’évaluation du crédit détient à votre sujet. Pour ce faire, vous devez vous adresser directement à l’agence en question.

Assurance de l’exactitude de vos renseignements

Aussi longtemps que MCAP utilise vos renseignements personnels aux fins établies dans le présent code, elle s’engage à en assurer l’exactitude. Vous jouez un rôle clé pour l’aider à tenir vos dossiers à jour. Un avis rapide de tout changement, par exemple votre adresse ou numéro de téléphone, permettra à MCAP de mieux vous servir. Si vous constatez, après examen de vos renseignements personnels, que des changements sont nécessaires, veuillez en aviser MCAP.

Si MCAP refuse de faire les changements demandés, vous pouvez contester sa décision. Cette contestation sera consignée et conservée dans les dossiers de MCAP.

Vous avez des questions ou des préoccupations?

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes au sujet de la protection des renseignements personnels, MCAP tient à y répondre de façon satisfaisante ou à les régler aussi rapidement que possible. Pour ce faire, vous êtes prié de suivre dans l’ordre les trois étapes suivantes.

Première étape :

Parlez à un agent du service à la clientèle. Tous les numéros et courriels appropriés se trouvent sur la page « Contacter» de notre site web, ou sur ce lien. La plupart des questions ou des préoccupations peuvent habituellement être traitées au téléphone.

Deuxième étape :

Si l’agent du service à la clientèle est incapable de répondre à la question à votre satisfaction, dites-lui que vous désirez porter la question à l’attention du chef de service, qui communiquera avec vous pour la résoudre. On pourrait vous demander de présenter votre préoccupation ou votre plainte par écrit.

Troisième étape :

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, communiquez avec l’agent de protection des renseignements personnels de MCAP à l’adresse suivante :

Agent de protection des renseignements personnels de MCAP
400-200, rue King Ouest
Toronto (Ontario) M5H 3T4
law@mcap.com

Après examen de la question par l’agent de protection des renseignements personnels de MCAP, si les étapes ci-dessus n’ont pas permis de résoudre la question à votre satisfaction, vous pouvez la porter à l’attention du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, avec qui vous pouvez communiquer en tout temps au cours de ce processus à l’adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

ou

par téléphone, sans frais, au 1 800 282 1376 par télécopieur au 1 819 994 6591

Responsabilités

Tout employé de MCAP qui croit que des renseignements personnels ne sont pas traités conformément à la présente politique doit en aviser immédiatement son dirigeant et l’agent de protection des renseignements personnels.

Les chefs de service qui doivent résoudre des questions relatives à la protection des renseignements personnels (tel que l’indique la deuxième étape du processus de traitement des questions et des plaintes concernant la protection des renseignements personnels) doivent consigner ces questions et les présenter à l’agent de protection des renseignements personnels.

Les chefs de service ont la responsabilité de surveiller cette politique à l’intérieur de leur département, ce qui comprend l’établissement, l’implantation et l’évaluation régulière des procédures et normes nécessaires pour appliquer cette politique, et la formation nécessaire de leur personnel.
Le directeur de la sécurité et de la protection des renseignements personnels de MCAP et le secrétaire général ont la responsabilité de fournir conseils et soutien à l’agent de protection des renseignements personnels et aux chefs de service concernant les programmes de surveillance appropriés, et doivent vérifier l’efficacité de ceux-ci.

L’agent de protection des renseignements personnels doit agir à titre de ressource pour les chefs de service dans le traitement de différends, et devrait présenter un rapport sommaire annuel au secrétaire général concernant les différends non résolus en matière de protection des renseignements personnels, la nature et le nombre des problèmes évalués, et toute recommandation en matière de stratégie, de surveillance et de politique pour la protection des renseignements personnels.

Mise à jour du code

Dans le but de tenir à jour le présent code et les pratiques de traitement des renseignements de MCAP, il faudra, de temps à autre, y apporter des modifications. Ainsi, l’agent de protection des renseignements personnels révisera le code au moins une fois par année. MCAP se réserve le droit d’ajouter, de supprimer ou de modifier des sections.